Arbeitswelt 04.11.05
Ideenmanagement in Werkstätten
Mitdenken lohnt sich - für alle!

Warum Ideenmanagement in WfbM?

Werkstätten für behinderte Menschen müssen heute wie Wirtschaftsunternehmen auch betriebswirtschaftlich rechenbare Arbeitsergebnisse anstreben. Gleichzeitig unterscheiden sie sich aber in wesentlichen Elementen von Unternehmen des Wirtschaftslebens.

Werkstätten können aus dem Rechtsanspruch der behinderten Menschen auf eine Beschäftigung heraus Mitarbeiter nicht einfach entlassen, auch wenn Umsätze konjunkturbedingt einbrechen oder steigende Betriebskosten wettbewerbsbedingt nicht weiter auf die Preise der Leistungen umgelegt werden können.

Outsourcing ganzer Betriebsteile in Niedriglohnländer, tausendfacher Personalabbau über Vorruhestandsregelungen oder betriebsbedingte (Massen-)Entlassungen als Folge der zunehmenden Globalisierung sind unternehmerische Reaktionsmöglichkeiten, die den Trägern sozialer Einrichtungen nicht zur Verfügung stehen. Im Gegenteil: Werkstätten müssen für ihre beschäftigten behinderten Menschen ein möglichst breites Angebot an Berufsbildung und Arbeitsplätzen bereithalten, bei gleichzeitiger Bereitstellung von qualifiziertem Personal und begleitenden sozialen Diensten. Das alles muß vor dem Hintergrund der Einschränkungen staatlicher Leistungen, des Einfrierens der Pflegesätze und der prekären Haushaltssituation der Kommunen gewährleistet werden.

Ein Dilemma, dem wirksam begegnet werden muß, wenn die strukturellen und ökonomischen Herausforderungen, vor denen die Werkstätten heute stehen, langfristig bewältigt werden wollen.

Was muß ein Ideenmanagement für Werkstätten leisten?

Welche Handlungsoptionen und Managementinstrumente stehen den Verantwortlichen der Einrichtungen innerhalb eines engen Handlungsspielraumes überhaupt noch zur Verfügung? Gesucht werden Lösungswege, die zum einen geeignet sind, die Ausfälle von Großkunden besser zu verkraften, aber auch helfen, die drastischen Nachfragerückgänge der öffentlichen Haushalte sowie Kürzungen von Werbebudgets der Unternehmen abzufedern.

Vor allem sind Instrumente gefordert, die Verbesserungspotentiale mit sofortiger Wirkung auf die Betriebsergebnisse erkennen, und dazu beitragen, Monostrukturierungen auf den jeweiligen Beschaffungs- und/oder Absatzmärkten der einzelnen Werkstätten wirksam abzubauen.

Zudem unterliegen alle Produkte und Dienstleistungen der Werkstätten immer stärker den Prämissen der Konjunktur- und Marktentwicklung. Sich permanent verändernde Marktbedingungen müssen hier zwangsläufig zu einer wettbewerbsorientierten Ausrichtung der Werkstätten, zumindest auf nationalen Märkten, führen.

Das bedeutet aber folgerichtig auch die Notwendigkeit zur Sichtung und Erschließung zusätzlicher Absatzmärkte für die aktuellen Leistungsangebote der einzelnen Werkstätten.

Parallel dazu ist das unternehmerische Streben zur Entwicklung neuer oder komplementärer Betätigungsfelder stärker gefordert. Nur mit neuen, innovativen Produkten und Dienstleistungen lassen sich zusätzliche Märkte mit alternativen Zielgruppen über neue Absatzkanäle öffnen.

Nur - was können das für zusätzliche Betätigungsfelder für die Werkstätten im einzelnen sein und wie lassen sich die zusätzlichen Märkte und Zielgruppen aufspüren und bearbeiten? Wo verstecken sich die Verbesserungspotentiale im eigenen Unternehmen, der eigenen Werkstatt oder der Einrichtung?

Daß diese Fragenkomplexe nur in Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern eines Unternehmens beantwortet werden können, ist Hauptaufgabe des Ideenmanagements: Mit jeder realisierten Mitarbeiter-Idee wird ein Mißstand verringert, ein Potential besser genutzt, die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens insgesamt erhöht. Jede neue Idee steigert so die Wahlmöglichkeiten des Unternehmens.

In der internationalen Unternehmenspraxis ist das Ideenmanagement mittlerweile integraler Bestandteil der Gesamtstrategie zur Sicherung der Unternehmenszukunft und Instrument moderner Unternehmensführung. Dies gilt auch für viele Werkstätten unserer europäischen Nachbarn - leider (noch) nicht für uns in Deutschland.

Sofort drängt sich hier die Schlüsselfrage auf:

"Läßt sich ein Ideenmanagement auch in die komplexen Organisationsgebilde sozialer Träger von Werkstätten in Deutschland implementieren?"

Die Frage kann eindeutig mit "Ja" beantwortet werden. Ergebnisse aus den Werkstätten europäischer Nachbarländer zeigen eindrucksvoll die Funktionstauglichkeit des Bereiches Ideenmanagement in Vereinigungen sozialer Träger der Lebens- und Behindertenhilfe.

Zunächst eine begriffliche Bestimmung: Was genau ist Ideenmanagement?

Ideenmanagement:

Das Aktivieren und Einbeziehen von Mitarbeitern in betriebliche Verbesserungs-, Lern- und Innovationsprozesse erfordert ein systematisches, zielgerichtetes und bewußtes Management dieser Prozesse: das Ideenmanagement.

Das Betriebliche Vorschlagswesen BVW und der Kontinuierliche Verbesserungsprozeß KVP sind organisatorische Ausformungen des Ideenmanagement

Betriebliches Vorschlagswesen BVW:

Das Betriebliche Vorschlagswesen (BVW) versteht sich vor allem als Auffangbecken für Ideen, die einzelnen Mitarbeitern (oder informellen Gruppen) mehr oder weniger spontan einfallen.

Das BVW regelt, wie diese Ideen als Vorschläge in das Unternehmen eingebracht und wie sie im Rahmen der betrieblichen Abläufe weiter behandelt und wie sie vergütet werden sollen.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozeß KVP:

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozeß (KVP) hat die Managementaufgabe, die großen (selteneren) Innovationsschritte durch fortwährende Verbesserungen in kleinen Schritten zu ergänzen. Dies betrifft alle Kernbereiche in einem Unternehmen.

Über KVP-Gruppenaktivitäten, in denen Mitarbeiter Ideen zur Lösung vorgegebener oder selbst definierter Probleme erarbeiten und auch sofort selbst umsetzen, erfolgt die operative Umsetzung dieser Aufgabe.

Beide, KVP und BVW, beruhen auf dem gleichen Verbesserungsstreben und können trotz unterschiedlicher methodischer Vorgehensweisen und Organisationsformen als komplementäre Instrumente zur Gestaltung der Unternehmenszukunft eingesetzt werden. Gleiche Abläufe und gleiche Prämierung sorgen dafür, das kein ‚Systemwettbewerb' entsteht.

Was sollten die Ziele und Prüfkriterien eines Ideenmanagement für Werkstätten sein ?

Erfolgreiches Ideenmanagement ist kein Selbstzweck, sondern muß den übergeordneten Zielen einer nachhaltigen Sicherstellung der Leistungsfähigkeit der Werkstätten dienen.

Die langfristige Sicherung der bestehenden Arbeitsplätze für behinderte und nicht behinderte Menschen und die Verbreiterung des Angebotes an Berufsausbildungsplätzen zählen hier ebenso zu den Hauptzielen wie die Sicherung angemessener Lohnzahlungen für die Werkstattbeschäftigten.

Als wesentliches Betriebsziel soll das Ideenmanagement Bestandteil der täglichen Aufgabe eines jeden Mitarbeiters werden, es soll Energiepotentiale freisetzen und motivierend wirken und als Grundprinzip alle Hierarchieebenen einbeziehen. Ideenmanagement setzt ein Problembewußtsein voraus und ist das Suchen nach kostengünstigen Wegen und Neuem. Es gibt Anhaltspunkte zur Identifizierung von Problemen, erkennt in Fehlern Verbesserungspotentiale und sucht keine Schuldigen, sondern Lösungen!

Aus diesem Zusammenhang lassen sich die Zielstrukturen des Ideenmanagement mit den Prüfkriterien ableiten. Als maßgebliche Kriterien sind hier die monetäre Einsparungshöhe, die Zahl umgesetzter Vorschläge, die Anzahl der Vorschläge pro Mitarbeiter und Gesamtbetrieb sowie die Beteiligungsquote zu nennen.

Vorschlagszahl und Beteiligungsquote geben Aufschluß über die Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, Identifikation und das Betriebsklima. Die Zahl umgesetzter Vorschläge wirkt sich in Arbeitserleichterungen aus und sorgt meßbar für die Erhöhung der Arbeitssicherheit, des Gesundheits- und Umweltschutzes.

Vorschläge zu Einsparungen und Neuem münden in Kostensenkungen, Qualitäts- bzw. Produktivitätserhöhungen sowie in neuen Produkten und Dienstleistungen.

Alle diese Teilergebnisse zusammengenommen dienen wiederum der Bestandssicherung und dem Wachstum des Betriebes.

Welche Bedeutung haben die verschiedenen Funktion des Ideenmanagement?

In internen Unternehmensbefragungen (2003) wurden die Motivation für Vorgesetzte und Mitarbeiter (79 %) sowie die Verbesserung der Mitarbeiter-Identifikation (74 %) am häufigsten als wichtige Funktionen des Vorschlagswesens genannt. Da das Vorschlagswesen als ein modernes Modell zur Mitarbeiterbeteiligung angesehen ist, gehören die Förderung der Zusammenarbeit im Unternehmen (50 %) sowie die Verbesserung der Kommunikation untereinander (36 %) mit zu den Hauptnennungen.

Für viele Unternehmen hat das Ideenmanagement aber vor allem die wichtige Funktion als Instrument für betriebliche Innovation (62 %) und Rationalisierung (51 %).

Es ist sehr aufschlußreich, diese Befragungen von Unternehmen mit den Antworten von Mitarbeitern zu vergleichen. Hier werden in der Regel als wesentliche Motivationsfaktoren die Sicherung des Arbeitsplatzes und die Verbesserung der Qualität der Arbeitsbedingungen genannt. Geldprämien folgen erst an vierter Stelle.

Ideenmanagement für Werkstätten zukünftig in Deutschland? Was ist zu tun?

Um eine erfolgreiche Implementierung des Ideenmanagement Werkstätten vorzunehmen, spricht vieles für den Aufbau einer organisatorischen Plattform in Gestalt einer ‚Zentralstelle Ideenmanagement'.

In dieser Zentralstelle sollte für alle teilnehmenden Organisationen und Einrichtungen ein einheitlich gestaltetes Ideenmanagement mit gleichen Rahmenbedingungen entwickelt werden. Gefordert werden Einheitlichkeit hinsichtlich der Ziel- und Prüfkriterien, der Anreiz- und Vergütungssysteme für die Mitarbeiter, der Erfolgskontrolle mit seinem Reporting und der Schulung der verschiedenen Funktionsträger innerhalb des Ideenmanagement.

Hier können zentral die KVP-Standards in Anlehnung an Grundsätze und Zielvorstellungen der Werkstätten und Einrichtungen erarbeitet werden. Neben der Entwicklung der notwendigen Leitlinien, Arbeitshilfen, Checklisten und der EDV-Unterstützung werden in der Zentralstelle die KVP-Themen unter besonderer Berücksichtigung der spezifischen Arbeitsbereiche der Werkstätten entwickelt und individuell in die Organisationsstruktur der einzelnen Einrichtung integriert.

Eine Zentralstelle gewährleistet in erster Linie die Bündelung aller Aktivitäten, sorgt für den internen Know-How-Transfer und sichert das notwendige Berichtswesen. Für jede teilnehmende Einrichtung kann hier vor der Entscheidung zur Einführung des Ideenmanagements eine individuelle Kosten-Nutzen-Rechnung erstellt werden. Durch diese Analyse kann bereits im Vorfeld ein Ergebnisbeitrag des Ideenmanagement valide quantifiziert werden.

Ein in seinen Rahmenbedingungen strukturell einheitliches Ideenmanagement sichert Transparenz und Vergleichbarkeit von Daten und Ergebnissen. Gleichzeitig kann sich das Ideenmanagement aber mit seinen Mechanismen, Prozeß- und Handlungsabläufen individuell in die konkrete Organisationsstruktur der einzelnen Einrichtung bzw. Werkstatt harmonisch integrieren. Dieses Eigenschaftsprofil des Ideenmanagement vermeidet fixe Kostenblöcke und macht Individuallösungen überflüssig.

Das reine Vorhandensein eines Ideenmanagements, mit allen positiven Auswirkungen auf Unternehmenskultur und Mitarbeitermotivation, darf jedoch nicht als Garantie zur Erkennung jedes innerbetrieblichen Handlungs- und Verbesserungsbedarfes gesehen werden.

Die Identifikationen von Defiziten und Mängeln bleiben oft auch aufgrund der Erwartung von Negativkonsequenzen für Mitarbeiter aus.

Erfahrungsgemäß beginnt hier die Kunst, Ideenmanagement auch als Diagnoseinstrument und Frühwarnsystem für Störungen in Unternehmensprozessen einzusetzen. Genau hier beginnt die Differenzierung zwischen internationaler Unternehmenskultur und professionellem Unternehmensklima.

Dipl.-Kfm. Carl-W. Schepers, Wirtschaftspsychologe, ist für den Chemie- und Pharmakonzern ICI, Imperial Chemical Industries, London, weltweit in den Unternehmensbereichen Organisationsentwicklung und Ideenmanagement tätig.

Der Autor arbeitet an der Entwicklung eines organisatorischen Konzeptes zum konkreten Aufbau einer Zentralstelle Ideenmanagement für Werkstätten in Deutschland. Über die ersten Ergebnisse wird berichtet werden. Ein ausführlicher Fachvortrag zum Thema Ideenmanagement in Werkstätten wird auf der Werkstätten:Messe in Nürnberg im Februar 2006 angeboten.


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