Arbeitswelt 25.10.04
Unvollständige Rechnung gefährdet Vorsteuerabzug
Herbert Waldenberger

Werkstätten für behinderte Menschen gefährden das Recht, die ihnen in Rechnung gestellte Vorsteuer von der Umsatzsteuerschuld abzuziehen, wenn die zu Grunde liegende Rechnung des Lieferanten oder Dienstleisters nicht die Anforderungen erfüllt, die mit dem Steueränderungsgesetz 2003 verbindlich geworden sind.

Betriebsprüfer werden künftig ihr Augenmerk darauf richten, ob die zwingenden Bestimmungen eingehalten worden sind. Zur Vermeidung von finanziellen Nachteilen ist es deshalb erforderlich, alle eingehenden Rechnungen, an Hand einer Checkliste zu prüfen und ggf. beim Aussteller Ergänzungen oder Berichtigungen zu verlangen. Der ausgewiesene Vorsteuerbetrag sollte erst überwiesen werden, wenn die Rechnung alle Pflichtangaben enthält.

Die Checkliste ergibt sich aus § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz. Danach muss eine Rechnung über einen Inlandumsatz folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist und
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Für die erforderlichen Angaben in der Rechnung sind folgende Erleichterungen zugelassen
(§ 31 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung):

  • Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.
  • Für die Angabe von Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers ist es ausreichend, wenn sich aufgrund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnung der Name und die Anschrift eindeutig feststellen lassen.
  • Für die Angabe von Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers, des Leistungsempfängers und den handelsüblichen Bezeichnungen zur erbrachten Leistung, können Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen und Symbole verwendet werden. Deren Bedeutung muss allerdings in der Rechnung oder anderen Unterlagen, die sowohl beim Rechnungsaussteller als auch beim Rechnungsempfänger vorhanden sind, eindeutig festgelegt sein.
  • Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung ausgeführt wird.
Für die Angabe der vollständigen Anschrift reicht das vorhandene Postfach aus, wenn dieses anstelle der Anschrift angegeben wird. Bei erbrachten Leistungen von bzw. an Organgesellschaften kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden.

Bei Verträgen aus Dauerleistungen, z.B. Wartungsverträge, Werks-, bzw. Entsorgungsgebühren, Miet-, Pacht- oder Leasingverhältnisse, brauchen die vor dem 1.1.2004 abgeschlossenen Verträge keine fortlaufende Nummer zu aufzuweisen. Bei den ab 1.1.2004 abgeschlossenen Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten. Der Leistungszeitraum ergibt sich aus dem zugrundeliegenden Vertrag; andernfalls ergibt er sich aus dem ergänzenden Zahlungsbeleg, z.B. Miete Dezember 2004. Soweit periodisch wiederkehrende Zahlungen im Rahmen eines Dauerschuldverhältnisses in der Höhe und zu dem Zeitpunkt der vertraglichen Fälligkeiten erfolgen und keine ausdrückliche Zahlungsbestimmung vorliegt, ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode, in der sie geleistet wird. Eine gesonderte nochmalige Angabe des Leistungszeitpunkts ist daher nicht erforderlich.

Als Zeitpunkt der Leistung kann der exakte Tag angegeben werden. Es genügt jedoch auch der Hinweis auf den Kalendermonat in dem die Leistung erbracht worden ist. Ausreichend sind auch Formulierungen wie beispielsweise "Der Zeitpunkt der Lieferung ergibt sich aus dem Ihnen vorliegenden Lieferschein" oder, wenn es zutrifft: "Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum".

Der Hinweis auf § 14 Abs. 5 UStG in der Nummer 6 der Aufzählung, mit der Ergänzung "...sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist", bezieht sich ausschließlich auf Vereinnahmungen von Entgelten oder Teilentgelten, die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung erfolgen. Dies gilt nach Verwaltungsauffassung auch, wenn der Tag der Lieferung oder Leistung mit dem Tag der Erstellung der Rechnung übereinstimmt.

Neben der Angabe des Umsatzsteuerbetrags ist seit dem 1.1.2004 auch die Angabe des Steuersatzes zwingend erforderlich. Rechnet der Unternehmer über einen im Inland umsatzsteuerfreien Umsatz ab, hat er in der Rechnung auf die Steuerfreiheit des Umsatzes hinzuweisen. Der Hinweis soll den Grund der Steuerbefreiung nennen.

Ein Vorsteuerabzug ist unzulässig bei Rechnungen mit unrichtig ausgewiesener Umsatzsteuer (z.B. 16 % statt 7%) oder unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer.

Auf die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (Rabatte, Skonto usw.) muss in der Rechnung nur allgemein hingewiesen werden. Damit das Ganze für die Finanzverwaltung leicht nachprüfbar ist, muss in der Rechnung die gesonderte Konditionsvereinbarung hinreichend genau bezeichnet sein. Beispiele:

  • "Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- und Bonusvereinbarungen".
  • "Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen".
  • "Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen".
Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums muss die gesonderte Konditionsvereinbarung schriftlich beim Leistenden und beim Leistungsempfänger (oder dem jeweils beauftragten Dritten) vorliegen und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung, bezogen auf die jeweilige Rechnung, vorgelegt werden können. Der Allgemeinhinweis gilt nur für zwischen dem Leistenden und dem Leistungsempfänger vereinbarte Konditionsvereinbarungen, nicht aber für Vereinbarungen zwischen dem Leistenden und Dritten.

Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z.B. "2% Skonto bei Zahlung bis...". Das Skonto muss nicht betragsmäßig, weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag, zuzüglich Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Die Berichtigung der Umsatzsteuer beim Leistenden, bzw. der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger ist zu dem Zeitpunkt vorzunehmen, in dem sich die Minderung der Bemessungsgrundlage durch Inanspruchnahme des Skonto oder der Gewährung des Bonus oder des Rabattes verwirklicht. Ein Belegaustausch, entsprechend § 17 Abs. 4 UStG, ist ausnahmsweise nur erforderlich bei Jahresboni oder Jahresrückvergütungen für unterschiedlichen Steuersätzen unterliegende Leistungen.

Fehler in den Rechnungsangaben, die der Rechnungsempfänger nicht überprüfen kann (z.B. falsche Steuernummer oder unrichtige Rechnungsnummer) führen ebenso wenig zur Versagung des Vorsteuerabzugs wie kleine, nicht sinnentstellende Schreibfehler.

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag, einschließlich Umsatzsteuer 100 Euro nicht übersteigt, gibt es Erleichterungen bei den erforderlichen Pflichtangaben in der Rechnung. Diese Kleinbetragsrechnungen müssen, gemäß § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung, lediglich folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
  • Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe (Bruttobetrag),
  • Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Fahrausweise, die für Personenbeförderungen ausgegeben werden und Belege im Reisegepäckverkehr gelten als Rechnungen, wenn sie mindestens folgende Angaben enthalten (§ 34 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung):

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung ausführt,
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe,
  • Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz gem. § 12 Abs. 2 Nr. 10 unterliegt.
  • Im Fall der Anwendung des § 26 Abs. 3 UStG einen Hinweis auf die grenzüberschreitende Beförderung von Personen im Luftverkehr.
Auf Fahrausweisen der Eisenbahnen, die dem öffentlichen Verkehr dienen, kann anstelle des Steuersatzes die Tarifentfernung angegeben werden. Der Fahrausweis kann auch im Online-Verfahren abgerufen werden, wenn sichergestellt ist, dass die Abbuchung auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und eine Kopie des Fahrausweises aufbewahrt wird.


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