Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen als E-Mail-Anhang. Die Geschäftspartner drucken sie aus und nehmen sie in ihren gewöhnlichen Rechnungslauf auf. Das Problem: Wenn eine Rechnung als PDF empfangen wurde, muß sie auf eine qualifizierte elektronische Signatur geprüft werden. Laut einer aktuellen Untersuchung halten sich 80 Prozent der Online-Rechnungen nicht an die Rechtsvorschriften zur elektronischen Signatur.

Besonders kleinere Unternehmen und Freiberufler nutzen oft eigene Lösungen oder erhalten Privatkundenrechnungen ohne eine solche Signatur. Ein selbst erstellter Ausdruck einer PDF-Eingangsrechnung ist jedoch kein valides Rechnungsdokument im umsatzsteuerlichen Sinne. Entsprechend ist kein Vorsteuerabzug gemäß §15 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz zulässig. Wer dies ignoriert, bewegt sich auf dünnem Eis. Bei einer Steuerprüfung kann das Finanzamt alle falschen Rechnungen monieren und Vorsteuer-Rückforderungen verlangen.

Unternehmen, die selbst Online-Rechnungen versenden, können sich eine Signaturlösung mieten oder kaufen. Dazu muß sich das Unternehmen zertifizieren und identifizieren lassen sowie mit speziellen Kartenlesern und PIN-Systemen arbeiten. Möglich ist es ebenso, den Signaturprozeß an einen Dienstleister abzugeben. Viele kleine Zulieferbetriebe werden von großen Automobilkonzernen veranlaßt, auf Online-Rechnungen umzustellen. Es gibt mitunter Strafabschläge von bis zu 50 Euro für herkömmliche Papierrechnungen.

Sinn der qualifizierten Signatur ist es für die Steuerbehörden, jederzeit nachvollziehen zu können, wer die Rechnung erstellt hat. So soll der Umsatzsteuerbetrug durch Karussellgeschäfte unterbunden werden. Mandanten sollten auf die möglichen steuerlichen Konsequenzen und die Signaturbestimmungen im Signaturgesetz hingewiesen werden.

Quelle: www.steuer-office.de eine Empfehlung von Herbert Waldenberger